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Einladungsschreiben
Bei der Beantragung eines Visums ist es notwendig, den Zweck der Reise zu erläutern. Dies kann bei privaten oder geschäftlichen Besuchen durch ein Schreiben des Gastgebers erfolgen – ein sogenanntes Einladungsschreiben. Dabei handelt es sich dem Grunde nach um ein formloses Schreiben, in dem Sie Zweck, Dauer und Gegenstand des Besuchs erläutern. Dennoch gibt es bei dem Einladungsschreiben einiges zu beachten. Im Folgenden erfahren Sie, was das Einladungsschreiben beinhalten muss und an wen Sie es zu richten haben.
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Das Wichtigste in Kürze:
- Bei Besuch von Freunden, Verwandten oder Geschäftspartnern aus dem visumpflichtigen Ausland ist ein Einladungsschreiben erforderlich
- Mit dem Einladungsschreiben bestätigt der Gastgeber Zweck, Dauer und Inhalt der Reise seines Gastes
- In manchen Fällen ist es sinnvoll, mit dem Einladungsschreiben eine sogenannte Verpflichtungserklärung abzugeben
Wofür benötige ich ein Einladungsschreiben?
Bei der Beantragung eines Visums für den Aufenthalt in Deutschland kann ein Einladungsschreiben sinnvoll sein. Dieses ist im Grunde der Nachweis für den Besuchszweck. Der Gastgeber – bei Geschäftsreisen in der Regel ein Unternehmen – informiert die für das Visum zuständigen deutschen Auslandsvertretung über den geplanten Aufenthalt. Wichtig ist es hierbei, ein bloßes Einladungsschreiben von einer Verpflichtungserklärung zu unterscheiden. Mit dem Einladungsschreiben an sich bestätigen Sie der Auslandsvertretung nur, dass der Antragsteller von Ihnen in die Bundesrepublik eingeladen wurde.
Verpflichtungserklärung
Das Einladungsschreiben ist von der Verpflichtungserklärung zu unterscheiden. Mit dieser verpflichtet sich der Gastgeber zugleich, für die Kosten des Aufenthalts des Antragstellers aufzukommen. Seien Sie jedoch bei solchen Verpflichtungserklärungen besonders vorsichtig. Sie tragen das volle finanzielle Risiko.
Kann zum Beispiel der Visumsinhaber nach der Einreise nicht mehr die nötigen Kosten für die Rückreise aufbringen, müssen Sie dafür aufkommen. Hinzu kommt, dass sich im Rahmen der Verpflichtungserklärung in der Regel auch zur Übernahme etwaiger medizinischer Kosten verpflichtet wird. Dies kann im Einzelfall sehr teuer werden.
Die Abgabe einer Verpflichtungserklärung kann allerdings für die Erteilung des Visums notwendig sein. Denn bei der Beantragung eines Visums muss der Antragsteller nachweisen, dass die Kosten seines Aufenthalts gesichert sind. Kann er dies nicht, wird das Visum nur erteilt, wenn ein anderer sich zur Kostentragung verpflichtet.
Beachten Sie dabei, dass Sie die Verpflichtungserklärung nicht ohne Weiteres „kündigen“ können. Haben Sie diese einmal abgegeben, besteht also eine bindende Verpflichtung.
Wie muss das Einladungsschreiben aussehen?
Das Einladungsschreiben muss keine strengen Formvorgaben erfüllen. Es dient in erster Linie bloß zum Nachweis des Aufenthaltszwecks. Wichtig ist es vor allem, alle wichtige Daten in das Schreiben aufzunehmen. Hierzu gehören:
- Ihren Namen, Adresse, Telefonnummer, E-Mail
- Name, Geburtsdatum, Adresse, Passnummer des Antragstellers/Gasts
- Dauer des Aufenthalts
- Unterbringung (Hotel etc.)
- Inhalt und Zweck des Aufenthalts - Datum und Unterschrift
Legen Sie bei der Erklärung von Inhalt und Zweck des Aufenthalts ausführlich dar, aus welchen Gründen Ihr Gast kommt und was während seines Aufenthalts geplant ist. Je nachvollziehbarer Ihr Schreiben ist, desto eher wird dem Visumsantrag entsprochen. Daher ist es auch ratsam, die im Schreiben enthaltenen Informationen durch Dokumente im Anhang nachzuweisen. So sollten Sie beispielsweise dem Einladungsschreiben für den Besuch eines Geschäftspartners die Hotelbuchung oder Dokumente, die die Geschäftsbeziehungen belegen, beizufügen.
Am Ende der Seite finden Sie ein kostenloses Muster von uns welches Sie als Vorlage für Ihr Einladungsschreiben nutzen können.
An wen muss das Schreiben geschickt werden?
Das Schreiben muss an die zuständige deutsche Auslandsvertretung adressiert werden. Für die Erteilung ist im Regelfall die Botschaft oder das Konsulat im Heimatland Ihres Gastes zuständig. Das Schreiben ist dem Visumsantrag Ihres Gastes beizufügen.
Wer muss das Einladungsschreiben verfassen?
Das Einladungsschreiben wird vom Gastgeber erfasst. Bei geschäftlichen Besuchen ist das der dafür zuständige Unternehmensverantwortliche oder der Arbeitgeber.
Kurz & Knapp
Mit einem Einladungsschreiben können Antragsteller bei der Beantragung eines Visums den Zweck Ihrer Reise nachweisen. Dabei informiert der Gastgeber die Deutsche Auslandsvertretung über Zweck, Inhalt und Dauer der Reise. In manchen Fällen ist es notwendig, neben dem Einladungsschreiben auch eine Verpflichtungserklärung abzugeben. Dabei verpflichtet sich der Gastgeber gegenüber dem Staat zur Übernahme aller durch den Aufenthalt entstehenden Kosten. Da damit ein großes Risiko einhergeht, sollte die Erteilung einer Verpflichtungserklärung wohlüberlegt sein
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